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旅行社公司信息管理规范  

2013-01-16 09:25:06|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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                                            旅行社公司信息管理规范   

1、目的   

明确公司信息上报、收集、存档程序及时性有所依据,推进信息沟通扁平化,提高运营效率。 

2、 适用范围适用范围适用范围适用范围    适用于公司所有人员。

3、术语和定义术语和定义术语和定义术语和定义   

3.1定期信息:指某项工作的定期统计信息或者定期变化的非统计信息。该类信息的特 点是数据性、统计性、分析性强。如:部门工作总结、计划、周报等。

3.2即时信息:指即时描述某项工作最新进展或最终结果的信息。如:办理重要事件反馈、公司荣誉快报等。

3.3请示信息:

 4、 职责职责职责职责   

4.1总经理办公室:是公司的信息管理部门,负责公司信息管理流程的制定与完善,对 各部门报送的工作信息进行收集、整合、传递、跟踪、监督、考评等工作,并负责具体执行。 

4.2公司各部门:是相关业务信息的产生、报送和处理部门,根据其职能完成对信息进 行收集、分析、反馈、跟进等工作。                              

 4.2.1各部门负责人是本部门信息上报第一责任人,主要职责为:           a) 指定本部门定期和即时信息的上报人; b) 审核本部门上报的各类信息;       c) 督促本部门信息上报人及时、准确上报信息; 5、信息管理原则信息管理原则信息管理原则信息管理原则   

5.1抄送原则抄送原则抄送原则抄送原则除特别注明外,所有上报公司的定期或即时信息均要抄送总经理办公室,以便全面统计、评估各部门信息管理情况。

5.2书面原则书面原则书面原则书面原则事件发生较紧急或重大时、节假日时,为了及时知会相关人员,信息可先行通过口头形式传达,但随后仍要按本文件的规定在时限内以书面形式(包括邮件)报送。 5.3保密原则保密原则保密原则保密原则树立高度的保密意识,采取严格的保密措施,遵守信息传递流程及传递 范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。

5.4问责原则问责原则问责原则问责原则信息上报人、审核人(各部门负责人)应做好核实工作,对因信息迟报、 错报、漏报、瞒报而造成严重后果的,将追究相关责任人的责任。

 5.5及时及时及时及时准确准确准确准确全面原则全面原则全面原则全面原则及时、准确、全面是对上报信息的最基本要求,在上报信 息时要注意摒弃“报喜不报忧”的行为。 

 6.工作程序工作程序工作程序工作程序   

 6.1信息上报信息上报信息上报信息上报   

 6.1.1信息上报人: 公司所有员工均有权上报,各部门负责人负责审核上报的各类信息。

6.2信息上报标准格式: 

 6.2.1标准格式标准格式标准格式标准格式: 名称名称名称名称    标准格式标准格式标准格式标准格式    时限时限时限时限    上报至何处上报至何处上报至何处上报至何处    备注备注备注备注    工作联络单 工作联络单.doc  总经办 需上报公司领导批复的文件 跨部门协作单 跨部门协作单.doc  总经办 办理公司重要事项 计划执行情况反馈周报   例会结束1个工作日内 经理层  部门周工作总结、计划 周总结、计划模板.doc 周五(12:00)前总结计划发总办 总经办 书面及电子版   

  6..2.2即时信息列表即时信息列表即时信息列表即时信息列表    涉及所有部门的即时信息列表涉及所有部门的即时信息列表涉及所有部门的即时信息列表涉及所有部门的即时信息列表   
名称名称名称名称    标准格式标准格式标准格式标准格式    时限时限时限时限    上报至何处上报至何处上报至何处上报至何处    备注备注备注备注    信息反馈单 信息反馈表.doc 办理完事件1个工作日内 总经办 涉及所有部门 公司荣誉快报 公司荣誉 收到相关通知2个工作日内 总经办 主要涉及总办、财务部、工程部、营销策划部 重要会议  纪要快报 重要会议纪要 会议结束后2个工作日内 总经办 涉及所有部门  事故灾祸快报  事故、灾祸 事故或灾祸发生当日内     总经办 主要涉及总办、客服、工程部、营销策划  重要人士参观 访问快报  重要人士参观访问快报.doc 参观或访问当日内   总经办 主要涉及总办、财务部、工程部、营销策划 考察报告、培训总结 无固定格式 外地考察或培训结束后二周内 本地考察或培训结束后一周内   总经办  涉及所有部门

 6.3信息存档信息存档信息存档信息存档

6.3.1所有定期信息和上报集团的即时信息由各部门负责存档。上报总办的即时信息由总办存档。 6.3.2各部门负责人为信息存档的第一责任人,信息上报人为经办责任人。如部门有多个信息上报人,则由一人统一对信息进行存档。

6.3.3总办将对各部门的信息存档情况进行不定期检查。

6.3。4信息管理考核信息管理考核信息管理考核信息管理考核    迟报迟报迟报迟报指信息的上报时间超出要求上报时间3天(含)以内的。 缺报缺报缺报缺报指上报的信息明显不完整或对事件的描述缺乏连贯性,包括但不限于以下情形:
        要求上报的表格没有完全填写  上报信息未满足集团或公司要求内容的  针对同一事件分批报送的信息,出现信息中断 错报错报错报错报指上报的信息与真实情况有出入,包括但不限于以下情形:上报信息出现错误的(对同一信息的描述出现差异,或对同一数据的引用出现不一致)上报信息与实际情况明显不符的 漏报漏报漏报漏报指没有上报信息,或上报时间超过要求上报时间3天以上的。 瞒报瞒报瞒报瞒报指刻意不上报或有意上报虚假信息的,包括但不限于以下情形:  有意不上报信息的  在上报信息中隐瞒问题的  在上报信息中歪曲事实真相的 

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